Guía de uso de autoPos
autoPos es el sistema que usamos en el local para registrar ventas, controlar la caja, cargar productos y proveedores, cobrar con la terminal Mercado Pago y emitir la factura correspondiente. Esta guía explica cómo usar cada pantalla en el día a día, paso a paso.
01Iniciar sesión
Lo primero que ves al abrir autoPos.
Al abrir la aplicación aparece la pantalla de Login. Ingresá tu usuario y contraseña y confirmá. Cada persona debe iniciar sesión con su propio usuario: el sistema recuerda quién hizo cada venta y cada movimiento de caja, así que compartir usuarios hace más difícil resolver cualquier diferencia el día de mañana.
Si te equivocás de usuario o contraseña, el sistema simplemente no te deja entrar — no hace falta reiniciar nada, volvé a escribir los datos.
02El panel principal
Tu punto de partida para todo lo demás.
Después de iniciar sesión entrás al Panel principal (Dashboard), que se organiza en pestañas — como un navegador con varias páginas abiertas. Al entrar, se abre automáticamente una pestaña nueva de Registrar Venta, lista para empezar a vender.
Desde los menúes de arriba podés abrir el resto de las pantallas: Productos, Proveedores, Caja Diaria, Ventas Diarias, Pagos Terminal, Clientes, Configuración, y los reportes. Algunas se abren como una pestaña más (podés tener varias abiertas a la vez), y otras como una ventana aparte que hay que cerrar para volver a usar el panel principal.
Se abren como pestaña
Registrar Venta, Productos, Proveedores, Caja Diaria, Ventas Diarias, Pagos Terminal.
Se abren como ventana
Clientes, Configuración del Comercio, Cargar Pedidos/Compras/Pagos, y los reportes.
Para cerrar sesión sin apagar la computadora, usá Archivos → Cerrar Sesión.
03Registrar una venta
La pantalla que vas a usar todo el día.
Cada vez que abrís Registrar Venta se crea una pestaña nueva — podés tener varias ventas en curso al mismo tiempo, por ejemplo si atendés a más de un cliente a la vez.
El flujo para cargar productos es:
- Escaneá el código de barras en el campo de arriba, o escribí el nombre del producto para buscarlo en la lista.
- Apretá Enter o la flecha hacia abajo para agregarlo al carrito (a la derecha).
- Si el producto ya está en el carrito, se le suma una unidad en vez de duplicarse.
- En el carrito podés editar directamente la cantidad y el precio unitario de cualquier línea, tocando esa celda.
- Los botones numerados de abajo son atajos para cargar cantidades rápidas (por ejemplo, media docena o una docena) sin escribirlas a mano.
El botón Cobrar queda desactivado mientras el carrito está vacío — es normal, aparece habilitado apenas cargás el primer producto.
04Cobrar
Del carrito a la venta confirmada.
Con el carrito cargado, apretá Cobrar. Se abre una ventana donde ves el total y podés ingresar el monto que te dio el cliente; al apretar Enter el sistema calcula el vuelto automáticamente. Confirmá para cerrar la venta.
Volviendo a la pantalla de venta hay dos botones para grabar: COBRAR (graba la venta sin imprimir nada) e Imprime Ticket (graba la venta y además imprime el comprobante en el momento). Usá el que corresponda según si el cliente quiere el ticket en papel.
Si por error cerrás la pestaña o apretás Cancelar con productos ya cargados, el sistema te va a pedir confirmación antes de perder la venta — así evitamos cobrar en mano un producto que después no queda registrado.
05Cobrar con la terminal Point
Débito y crédito directo desde la app.
Además de los campos de Débito, Crédito, Tickets y Cta. Cte., el botón Cobrar con Terminal Point envía el monto directamente a la terminal Mercado Pago del mostrador — el cliente no tiene que decirte el importe, ni vos tenés que tipearlo en la terminal a mano.
- Apretá el botón; se abre una ventana que muestra el cobro en curso.
- El monto aparece en la pantalla de la terminal para que el cliente pase o acerque la tarjeta.
- Apenas la terminal aprueba el pago, la ventana se cierra sola y el importe se completa automáticamente en Débito o Crédito.
Si necesitás cancelar un cobro en curso, usá el botón Cancelar de esa ventana (o cerrala con la X) — nunca lo des por cancelado solo porque cerraste la ventana sin avisar, siempre confirmá en la propia terminal que la operación no quedó pendiente.
06Imprimir el ticket
El comprobante en papel para el cliente.
La impresión del ticket es manual, no automática — muchos clientes no lo piden. Usá el botón Imprime Ticket al cobrar; si el comercio tiene desactivada la impresión de factura, ese botón queda deshabilitado.
Si la impresora está apagada, sin papel, o no responde, el sistema te avisa con un cartel y genera igual un PDF del comprobante para que lo imprimas desde cualquier otra impresora.
¿El ticket no salió y el cliente lo reclama después? En Ventas Diarias, seleccioná la venta en la tabla y usá el botón Reimprimir Ticket.
07Abrir la caja
El primer paso del día.
Desde Caja → Abrir Caja ingresás el monto con el que arranca la caja (el efectivo que dejás para dar cambio). Ese monto queda registrado como apertura del día y es el punto de partida para el arqueo al cierre.
08Caja Diaria y arqueo
Contar el efectivo real contra lo que dice el sistema.
En Caja Diaria elegís una fecha y ves todos los movimientos de ese día. Abajo hay una sección de billetes y monedas donde vas cargando cuánto tenés de cada denominación — el sistema suma todo solo y te muestra el total contado.
El pie de la pantalla muestra los totales de Efectivo, Tarjetas, Otros Ingresos y Otros Egresos del día, para comparar contra lo que contaste a mano. También podés exportar todo a Excel, y desde acá se dispara el Cierre de Caja.
09Movimientos de caja
Para todo lo que no es una venta.
Usá Registrar Movimiento de Caja para cargar ingresos o egresos que no vienen de una venta — por ejemplo un retiro de efectivo o un pago que se hizo directo de la caja. Cada movimiento queda con su tipo, para que aparezca ordenado en Caja Diaria.
10Ventas Diarias
Todo lo vendido en el día, con filtros.
Muestra todas las ventas de la fecha elegida (por defecto, hoy). Arriba hay botones para filtrar por medio de pago: Todos, Efectivo, Débito, Crédito, Tickets o Cta. Cte. — los totales del pie siempre reflejan el día completo, filtres lo que filtres, así que sirven como referencia fija mientras explorás el detalle.
11Pagos Terminal
Todo lo que entró por Mercado Pago, en un solo lugar.
Elegís una fecha y ves tres tablas lado a lado, cada una con su propio total:
| Tabla | Qué muestra |
|---|---|
| Cobros con Point | Los cobros iniciados desde el botón "Cobrar con Terminal Point" en Registrar Venta. |
| Cobros manuales | Cobros hechos a mano directo en la terminal, sin pasar por la app (por ejemplo si se cayó el internet). |
| Transferencias | Transferencias recibidas por CVU/alias o de otra cuenta de Mercado Pago. |
El botón Actualizar refresca las tres tablas. Si primero seleccionás una fila en "Cobros con Point", ese mismo botón vuelve a consultar puntualmente esa orden en Mercado Pago — útil si un cobro quedó pendiente porque se cerró la app a mitad de la operación.
El color del texto en la columna Estado te dice de un vistazo cómo terminó cada pago: verde si se aprobó, rojo si se canceló, rechazó o venció.
12Conciliación de Pagos
Encontrar ventas cargadas con el medio de pago equivocado.
El botón Conciliar, dentro de Pagos Terminal, abre una pestaña que cruza los cobros reales de Mercado Pago contra las ventas cargadas ese día. Sirve para detectar el error más común de caja: una venta que en realidad se cobró en efectivo pero quedó cargada por error en Débito, Crédito o Tickets — eso hace que el sistema espere más plata electrónica de la que realmente hay, y que sobre efectivo en el arqueo sin explicación.
Cada fila queda marcada con un estado:
| Estado | Significa |
|---|---|
| Automático | Se encontró una única venta compatible — ya viene preseleccionada. |
| Ambiguo | Hay más de una venta posible; elegís la correcta en el desplegable de esa fila. |
| Sin match | No se encontró ninguna venta compatible con ese cobro. |
| Venta sin respaldo | Fila roja: una venta con Débito/Crédito/Tickets que no tiene ningún cobro real de Mercado Pago detrás — la señal de una venta mal cargada. |
| Explicado | Fila azul: se aclaró el motivo (cobrado en Cuenta DNI, o el medio nunca se cargó en Mercado Pago). |
En cualquier fila que lo permita podés elegir la venta correcta a mano desde un desplegable ordenado por cercanía de hora e importe. Para una fila roja de "venta sin respaldo", el desplegable en cambio te ofrece dos explicaciones: que ese medio de pago nunca se ingresó en Mercado Pago, o que el pago real fue por Cuenta DNI.
Nada se guarda solo — revisá la tabla con calma y recién grabá con Confirmar y Grabar. Podés correr la conciliación varias veces por día: lo ya resuelto se recuerda, y podés corregirlo más tarde sin perder lo anterior.
13Productos
El catálogo que ves al vender.
Desde la pestaña Productos podés dar de alta, editar o buscar artículos: nombre, código de barras, precio, stock y rubro. Si tenés que cargar muchos productos de una vez, existe la opción de importarlos desde una planilla Excel en lugar de cargarlos uno por uno.
14Proveedores y Clientes
Con quién compramos y a quién le vendemos.
Proveedores guarda los datos de cada proveedor: nombre, vendedor de contacto, teléfono. Clientes guarda los datos de tus clientes habituales, incluida su condición frente al IVA — importante si alguna vez necesitás emitirle una Factura A.
Si en Registrar Venta no elegís ningún cliente, la venta queda igual asociada a "Consumidor Final" por defecto — no hace falta elegir cliente en cada venta del mostrador.
15Pedidos y Compras a Proveedores
El circuito completo, en tres pasos.
Primero armás el Pedido: elegís el proveedor y cargás qué productos y cantidades pedís, con la fecha en que esperás que lleguen. Cuando la mercadería llega, ese mismo pedido se convierte en una Compra: cargás el número de factura del proveedor y ajustás cantidades y precios si algo vino distinto a lo pedido — al guardar, el stock y el precio de costo de cada producto se actualizan solos. Por último, Cargar Pagos registra cuándo y cómo le pagaste esa factura al proveedor.
Un pedido pendiente se puede eliminar; uno ya recibido, no.
16Pagos a Proveedores
Cerrar el círculo con cada factura de compra.
Elegís una compra pendiente de pago, indicás si fue en efectivo o por transferencia, y confirmás. El pago queda vinculado a esa compra, que pasa a estado "Pagado". Si necesitás deshacer un pago cargado por error, el botón Borrar Pago solo está disponible el mismo día en que lo cargaste.
17Ranking, totales y ventas por fecha
Para mirar el negocio desde más arriba.
Ranking de Ventas
Los 20 productos más vendidos en la semana actual, la anterior, o un rango de fechas a elección. Se puede filtrar por rubro.
Totales Mensuales
Ingresos por ventas y compras a proveedores, mes a mes, durante el año en curso (solo para el administrador).
Ventas x Fecha
Un reporte imprimible con el detalle de ventas de un rango de fechas.
Gráfico Ventas x Mes
La evolución de las ventas mes a mes, de un vistazo.
Todos se pueden exportar a Excel o generar como PDF para imprimir.
18Datos del comercio y factura
Configurar una sola vez, revisar de vez en cuando.
En Archivos → Configuración Comercio se cargan los datos fiscales del negocio: nombre, dirección, teléfono, CUIT, condición frente al IVA, tasa de IVA y punto de venta. El tipo de comprobante que se imprime en cada venta (Factura A, B o C) se calcula solo, según tu condición de IVA y la del cliente — no hace falta elegirlo a mano en cada venta.
Desde ahí también se activa o desactiva la impresión automática de factura, y se define si el negocio emite factura del tipo que sea.
19Copia de seguridad
Un respaldo simple de los datos más importantes.
Archivos → Backup te deja elegir una carpeta y genera ahí cuatro archivos con los datos de productos, ventas, detalle de ventas y movimientos de caja. Es una buena costumbre correrlo cada tanto y guardar esa carpeta en un lugar seguro, aparte de la computadora del local.
20Buenas prácticas
Cinco costumbres que evitan la mayoría de los problemas.
- Cobrá o cancelá cada venta antes de pasar a la siguiente. Con varias pestañas abiertas es fácil dar por cobrada una venta que en realidad quedó a medio cargar — si el sistema te pide confirmación al cerrar una pestaña, es justamente por eso.
- Un usuario por persona. Nunca compartas tu usuario y contraseña con otro compañero.
- Revisá Pagos Terminal y Conciliación con frecuencia, no solo al cierre — así cualquier diferencia se detecta el mismo día, con todo fresco.
- Si la impresora falla, no fuerces nada: el sistema genera igual el PDF del comprobante para imprimirlo por otro medio.
- Ante cualquier comportamiento raro, avisá al encargado del sistema antes de intentar solucionarlo por tu cuenta — muchas veces el dato real ya está guardado aunque la pantalla no lo muestre bien.